Alle Unternehmen und Teams suchen nach Lösungen, ihr Wissen und ihre Arbeit zu organisieren. Seltsamerweise funktioniert nichts, was schon existiert.
Wir haben verschiedene Systeme zur Organisation von Wissen, Arbeit, Prozessen und Qualitat analysiert, und hier in verkürzter Fassung erklärt.
Standard-Lösungen und deren Defizite
- Qualitätssysteme
QMS sind schwerfällig und produzieren Anleitungen, die kein Bestandteil der ausführenden Arbeit sind (ähnlich wie z.B. Schulungen).
- Projektsysteme
Projektverwaltungen versuchen grössere Arbeiten aufzuteilen, zu planen und den Fortschritt zu beobachten. Aber sie enthalten weder Fachwissen noch Wissen zur Arbeitsweise. Zudem wird die Administration absurd gross, wenn jedes Projekt unterschiedlich ist.
- Aufgabensysteme
Aufgabenlösungen verteilen die Arbeiten. Aber sie enthalten kein Wissen und lösen somit nur ca. 1% des Problems.
- Wikis
Diese Tools sind ideal, um kollektiv Wissen zu sammeln, nur werden diese während der Arbeit selten angeschaut.
- Checklisten
Checklisten sind praktisch für einfache Abläufe, aber auch diese werden nur beschränkt während der Arbeit verwendet, und skalieren nicht bei komplexen Prozessen mit Subprozessen.
- Prozess-Systeme
BPM Lösungen und digitale Formulare sind für kontrollierte Prozesse super, aber der Einrichtungsaufwand ist zu gross.
Nach langem Suchen musste ich eingestehen, dass es Zeit wird, die Lösung selbst zu entwickeln. Aber was für ein "Ding" sollte es werden?
Team-Betriebssystem: Das muss funktionieren
Es war klar, dass die Lösung nur abhebt, wenn alle diese Aspekte gelöst sind:
- Wissens-Management
...insbesondere des Fachwissens und des Prozesswissens.
- Qualitätsmanagement
...insbesondere, dass Zwischenprodukte immer auf die gleich sind, was für Folgearbeit wichtig ist.
- Auftragsdokumentation
...damit der Projektleiter alle Abklärungen sicherstellt, bevor er eine Aufgabe weitergibt.
- Arbeitsdokumentation
...damit nachvollziehbar ist, wer was wann gemacht hat, und wo/wie Bemerkungen angebracht wurden und wo Probleme aufgetaucht sind.
- Prozessmanagement
...damit Abhängigkeiten und Arbeitsreihenfolgen funktionieren.
- Aufgabenmanagement
...damit klar ist, wer was macht, und die Arbeiten von Spezialist zu Spezialist weiter gereicht werden können.
All das musste einfach, wenn nicht sogar trivial sein, da es sonst von den Mitarbeitern umgangen wird. Du kennst das bestimmt: Eine tolle Arbeitsweise oder ein Tool wird eingeführt - und Monate später bemerkt man, dass es niemand wirklich nutzt. Das Tool muss daher sogar so gut sein, dass Mitarbeiter ihre Arbeit nur mithilfe des Tools erledigen können.
Teile eines richtigen Team-Betriebssystems
Was unbedingt Bestandteil sein sollte:
- Einfache Checklisten
...welche alle notwendigen Arbeitsschritte nacheinander aufzählen. Wir nennen diese Checklsiten.
- Ein Wiki-artiges Bearbeitungssystem
...mit dem alle Mitarbeiter selbst die Checklisten pflegen und ergänzen können, und somit auch die Verantwortung über Inhalte und Anleitungen übernehmen.
- Ein Verkettungssystem
...welche Checkliste untereinander verbindet. Das ist Voraussetzung, damit Teilprozesse eigenständige kurze Checklisten werden und somit keine Anleitungsduplikate entstehen.
- Ein Checklisten-Katalog
...in dem alle Checklisten gespeichert sind und einfach gesucht und gepflegt werden.
- Ein Aufgabensystem
...welches immer ein oder mehrere Checklisten in die Aufgabe kopiert, und gleich zum Abchecken anbietet.
- Ein Formularsystem
...welches Eingabefelder in die Checklisten einbaut, damit Vorgaben oder Ergebnisse der Arbeit in der Aufgabe festgehalten sind.
Zeit zum Umsetzen
Wir entschlossen entsprechend, ein solches Unternehmens-Betriebssystem selbst aufzubauen. Die Geschichte dazu findest du auf diesem Blog.
Alles Liebe aus der Schweiz,
Daniel