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Team-Effizienz verdoppeln mit digitalen Checklisten

Team-Effizienz verdoppeln mit digitalen Checklisten

Wenn ein Team orchestriert wird, verdoppelt sich dessen Leistung. Denn effektive Teams funktionieren wie ein Schweizer Uhrwerk. Besonders wichtig ist, dass jeder weiss, wie seine Arbeit vom Nächsten übernommen wird, damit dieser effizient weiterarbeiten kann. 

Ein Team so aufzustellen nennt man Orchestrieren. 

Beim Orchestrieren vergleicht man Teamaufstellungen mit der Aufgabe, ein Musikstück auf die Gegebenheiten eines Orchesters anzupassen. Ein gut orchestriertes Team bringt mindestens die doppelte Leistung.

Prozess-Vision vs. Realität

In Präsentationen sehen Prozessbilder einfach aus, aber die Realität ist ganz anders:

Prozess_Hoffnung Realität nebeneinander

Die Ursache dieser Diskrepanz liegt darin, dass die Teilprozesse nicht aufeinander abgestimmt sind. Dabei versteckt das hübsche Prozessbild die Realität. Nämlich die Komplexität und Herausforderungen des richtigen Lebens, welche den geplanten Prozess verunmöglicht. Um das zu lösen braucht es:

  1. Die Teilprozesse in digitaler, schriftlicher Form
  2. Eine Verkettung dieser Prozesse, damit Zusammenhänge sichtbar werden und diese stetig verbessert werden können

Diese Komplexität lässt sich am besten mit Prozessen und Checklisten managen. Und zwar nicht als Staubfänger in einem Ordner, sondern mit digitale Checklisten, die beim Arbeiten verwendet werden. 

Gute Orchestrierung eines Teams

Bevor wir die Checklisten und Prozesse anschauen, brauchen wir eine Vorstellung des Ziels: 

Die Gesamtleistung erfüllt oder übertrifft die Bedürfnisse. Die Arbeit eines Einzelnen ist zielorientiert, effizient und effektiv erledigt, so dass der Nächste effizient und effektiv damit weiterarbeiten kann. 

Dies sind die Merkmale eines gut orchestrierten Teams: 

Jeder...

  1. ...versteht das Teamgefüge und das Zusammenspiel der Personen
  2. ...hat klare Rollen und Aufgaben
  3. ...kennt die Rollen und Aufgaben der anderen Personen
  4. ...kann sich vorstellen, was die anderen tun und wie sie arbeiten
  5. ...hat das Verständnis, was andere "von mir" brauchen, um gut zu arbeiten
  6. ...kann Einfluss auf das Team-Zusammenspiel nehmen

Die Teamleitung...

  1. ...kann nachvollziehen, wie das Team vorgeht
  2. ...kann Schnittstellenprobleme zwischen Personen erkennen
  3. ...kann gezielt Einfluss nehmen und Veränderungen einleiten

Digitale Prozesse und Checklisten

Was einfach klingt, muss einfach bleiben. Die meisten Tools sind dazu viel zu komplex. In Form von verketteten Checklisten bleibt es einfach. Hier ein Beispiel aus azing.org:

Dieses Beispiel zeigt einen einfachen Ablauf in Rezept-Form, der mit weiteren Teilabläufen vernetzt ist. Neben den offensichtlichen Vorteilen wie durchgängige Qualität und automatische Dokumentation der Arbeit gibt es weitere Team-Aspekte:

  1. Wenn ich als Mitarbeiter nachschauen kann wie andere arbeiten, erkenne ich auch, was er von mir braucht, weshalb er es braucht und wie
  2. Wenn die Abläufe zu komplex werden oder Reibungen auftreten, können sich alle beteiligten hinsetzen, über deren Arbeitsweise diskutieren und sofort Optimierungen vornehmen
  3. Wenn Optimierungen vorgenommen wurden, ist es öffentlich und andere Mitarbeiter profitieren sofort davon

Letztendlich befähigen wir so Mitarbeiter, sich unter einander zu orchestrieren. Und das in einem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Führung und Team-Leitung

Der Führung bietet diese digitale Zusammenarbeit viel Transparenz. Da wirklich sichtbar ist, wie die Mitarbeiter arbeiten, fällt es auf, wenn Arbeiten doppelt verrichtet werden, Informationen fehlen oder der Prozess zu komplex wird. Entsprechend wird es möglich, systematisch die Arbeitsweise zu verbessern. 

Die ausgeführten Arbeiten sind immer dokumentiert mit archivierten, ausgefüllten Checklisten. Das bietet Nachvollziehbarkeit bei Qualitätsproblemen, was wiederum mit Schulungen behoben werden. Auch die Schulungen und andere Change-Management-Themen sind als Checklisten abgebildet, damit auch diese Abläufe stimmen. 

Probier's einfach 😃

azing.org ist einfach und kostenlos für 10-köpfigen Teams (auch für grössere Teams kostet es nicht viel). Am besten einfach mal ein paar Checklisten ausprobieren und sich inspirieren lassen. Hier zum Einstieg:

👉 und sofort loslegen!

Ganz liebe Grüsse aus der Ostschweiz und frohe Weihnachten!
Daniel Mettler