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Falls du Qualitätsmanagement mit SharePoint brauchst, hilft dir diese Checkliste, das umzusetzen. 

Vorbereitung

Da SharePoint sehr flexibel ist, musst du nicht viel vorbereiten - am besten einfach mal loslegen und währenddessen lernen.

Falls du ein QMS für einen sehr grossen Betrieb machst, hilft es natürlich dies zu planen - trotzdem empfehlen wir einfach loszulegen und einen Prototypen zu erstellen. Denn damit ist es viel einfacher, Feedback einzuholen oder herausfinden, was die wahren bedürfnisse sind (statt zuerst mit Tagelangen Sitzungen und Konzepten alle Beteiligten zu verwirren 😊).

  • Ich habe SharePoint
  • Auf dem SharePoint kann ich Apps (wie z.B. einen Dokumentenliste) erstellen
    Ansonsten das organisieren, und den SharePointverwalter bitten, dir die Berechtigungen zu erteilen

Prototyp Erstellen

  1. Erstelle eine neue Dokumentenliste - nenne sie Beispielsweise QMS
  2. Zur Verwaltung am besten mit Ordnern arbeiten - erstelle also bitte mal ein paar Ordner und Ziehe 10 - 20 QMS-Dokumente (Anleitungen, Checklisten etc.) hinein
  3. Erstelle nun eine Ansicht ohne Ordner
    Das ist wichtig, da die Nutzer ohne Ordner arbeiten sollten, sondern mit Filter die Dokumente eingrenzen können
  4. In der App-Konfiguration, erstelle mal die üblichen QMS Metadatenspalten wie folgende
    1. Abteilung (am besten als Dropdown oder Verweis auf andere Liste)
    2. Typ (am besten Dropdown mit Werten wie Handbuch, Schulung, Checkliste, ...
    3. Version (textfeld, da Versionen oft 10.7a oder so heissen)
    4. Verantwortlicher (Personenauswahlfeld)
    5. Weitere - nach Bedarf
  5. Befülle nur mal die Metadaten für deine Testdokumente im Schnell-Editmodus, und experimentiere mit den Werten rum. Ergänze weitere Spalten etc. wie du es für gut befindest. 

Pilotbetrieb und Perfektionieren

  1. Wähle eine kleine Gruppe von Anwendern, die nun damit arbeiten dürfen
  2. Regelmässig Feedback einholen
  3. Stetig optimieren